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PMS 物资采购管理系统

1. 产品定位

本产品定位于国内能源驻外项目的物料采购管理,致力于建立标准化的生产销售、生产运营、物料采购和库存管理流程,实现信息共享动态化,变事后控制为事前控制,优化库存和生产能力之间的平衡,最大限度减少库存和应付账款压力,以最低成本为企业提供满足需要的物料和服务。

2. 产品目标

• 分析、预测采购所需物资的数量及成本,为公司领导提供决策支持;

• 采购业务全面流程化、标准化,信息共享动态化;提高效率,降低库存,加速资金周转,以最低成本为企业提供满足需要的物料和服务;

• 杜绝物资需求申请不明造成的物料浪费;

• 库房物资信息化、条码化,库房网络无线化,设备手持化,保质期预警自动化,提高库管质量和效率,减少损耗,杜绝浪费。

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3. 产品功能

3.1 采购预算管理

通过与企业财务系统的对接,自动匹配出企业及部门的年度预算。通过各部门提报的物资需求,结合历年的物资采购价格,自动为每个需求计划生成采购预算。将部门年度预算和采购需求预算相结合,为用户部门上报物资需求提供依据。

3.2 物资需求管理

系统以《石油工业物资分类与代码》为基础,提供用户填报需求的规范和相关要求。用户可通过物资的照片等信息进行选择,并通过个性化标记查找物资。

3.3 物资采购管理

以系统自动计算分析为主,采购部门线上确认为辅,对需求物资自动进行合并与拆分,实现商务包的自动生成。统计历史价格,估测总预算,从而提出推荐的采购方式,最终形成采购计划,提高采购计划生成的效率和科学性。

3.4 采购合同管理

系统根据招投标或询价结果,线上编制和生成采购合同,对已签字合同的扫描件进行上传和下载。跟踪物流信息,动态监控合同执行进展,对合同付款和采购结算及时提醒。

3.5 物资运输管理

采购部门和用户部门根据供应商更新的物流信息,实时跟踪物资运输情况,便于及时调整生产工作,减小采购周期对生产的影响。

3.6 库房物资管理

系统以无线网络、条码化物资和手持无线终端设备相结合,并对物资养护记录进行终端数字化自动采集,实现了物资的接收、验收、入库、保养、出库等业务流程的信息化管理。

3.7 采购结算管理

系统依据合同中物资的价格对物资需求进行及时的财务计算。通过与财务系统的无缝对接,实现采购成本的实时核算和财务凭证的快速导入,减少人工核算和录入的工作量。

3.8 采购发票管理

提供增值税专用发票和普通发票管理,并与应付款的系统实现发票共享。

3.9 业务报表管理

便于查询和使用采购业务报表、采购分析报表、万能报表和查询分析工具。采购业务报表以分析过的业务成果为依据,综合反映企业采购业务信息;采购分析报表分析采购流程中各主要业务的处理结果和运作情况;万能报表和查询分析工具是一种自定义形式的报表,方便用户根据自身需要定制业务和分析报表。

4. 产品特色

4.1 工作流引擎

系统采用先进的工作流引擎,支持各种流程特性。通过图形化视觉效果,以拖拉的方式设置流程,非常直观地展现了流程运作情况,有利于采购部门快速配置工作流程。

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4.2 手持设备化

在库房无线网络全覆盖的条件下,通过PDA手持设备上与系统配套的功能,用户可对物资的查询、出库、入库、移库、物资巡检等进行管理,极大地提高了系统的简易型和可操作性。

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4.3 物资条码化

系统自动地为入库物资生成相应条行码,在管理库房物资时,可随扫描条码准确获取物资信息,简化物资库房操作。

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4.4 库房网络化

建设无线仓储网络系统,以“无线网络+无线扫描终端”的方式和信息化的措施,提高库房工作的效率和准确性。

结合现有的仓储系统需求,自动化无线仓储系统基本功能如下:

• 入库管理:快速提交入库单给后台系统,管理员及时获取入库数据;

• 出库管理:仓库管理员在移动终端上输入所需领取的商品数量,主机数据库就会自动更改商品库存;

• 库位查询:通过扫描物资的条码可以实时查询其存储的库位;

• 盘点:定期对仓库系统进行全面盘点,生成差异表,便于复盘验证;

• 移库:通过手持设备输入物资的新库位,自动同步数据到系统;

• 查询:通过商品编码实时查询商品信息,并核实商品标签信息。

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