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数字档案馆建设服务

1. 服务定位

数字档案馆源建设主要是对保存在各油田档案中心、资料中心的信息资产进行电子化,经过修缮、校对、整理、著录等,使之成为符合一定标准和规范的、可检索、可发布和利用的信息化资源。其中,原始资料包括实物资料和电子资料两大类。

2. 服务目标

数字档案馆建设的目标是将档案资源进行标准整理后统一纳入系统平台进行管理应用。

图2-1 总体建设目标

3. 服务内容

3.1 档案标准化整理

档案标准化整理是对档案馆现有的档案资料进行电子化,经过修缮、校对、整理、著录等,使之成为符合一定标准和规范的、可检索、可发布和利用的信息化资源。

图3-1 档案标准化工作示意

3.2 元数据方案

元数据方案是指采用著录等手段用更多的信息尽可能丰富的描述文档资料,这样使用者不需要查看文档内容就能准确的了解文档本身,同时在海量的文档编目及专业检索方面提供很大的便利。

侏罗纪公司根据石油行业文档专业应用需求提出文档元数据方案,通过元数据摘录汇总后可以利用计算机技术辅助管理文档空间数据,帮助文档管理者和用户解决多线性管理与快速查询问题。

图3-2 元数据建设目标

3.3 文档应用平台方案

文档应用系统是形成一个能够组织管理、具有统一存储的科技成果资源库,为科研人员提供信息服务。

1)文档管理

• 形成文档编目功能

以下是侏罗纪公司某项目实施过程中,基于文档元数据依据“文档专业、构造单元、油气田、国家地质资料分类和资料产生单位”五条线索形成的数字文档中心编目方案。


图3-3 文档中心编目方案

• 资料借阅功能

用户登录该系统后,可进行电子资料与纸质资料借阅。(图3-4是资料借阅流程、图3-5是实物借阅流程)

图3-4 资料的借阅流程

图3-5 实物资料借阅的过程

2)查询搜索

当电子介质文档入库后,索引服务会自动提取文档的文本内容,编制全文索引,支持客户端的全文检索。

图3-6 全文检索

当文档通过元数据的形式进行了结构化描述后,用户只需要输入关心的内容即可快速返回查询结果。

图3-7 文档属性元数据检索

3)在线浏览

在线浏览功能可以保证科研人员快速进行浏览电子文档。在线浏览的效果如图所示:

图3-8 文档在线浏览

系统通过插件技术,用户能够在浏览器上快速预览地质矢量图件。

图3-9 矢量地质图件在线浏览

4)安全机制

离线后的电子文件安全控制是管理系统最重要的一个环节,对客户端下载的PDF格式的电子文件进行限定阅读次数、限定阅读期限、防止PDF文件被随意扩散分发、防止某客户端保存多个拷贝、能够对过期文档进行自动销毁,这样能保证资料的安全性。

4. 服务特点

4.1 整体性和全面性

侏罗纪公司的数字档案馆建设服务包括了数据资源整理、软件平台搭建、工作流程咨询和建立、配套制度这样一个四位一体的解决方案,满足了一个成熟的服务所需要的方方面面的要求,因此在整体性和全面性上具有不可比拟的优势。

4.2 专业化和标准化

侏罗纪公司的专业服务不但能够满足通行的标准,同时在细分行业上也进行了深入的研究和实践,对中石油系统和中石化系统的最新标准都能充分支持。档案库、编目、著录项等内容的全面可定制、可预制性确保了灵活性和标准化;在档案管理方面,对纸介质(或其他实体)档案采用了快速分段著录、可视化实物存址管理、条码管理、借阅单等业务过程,对电子文档采用了文档脱机控制、水印等管理手段,满足了专业性的要求。

4.3 安全程度高

侏罗纪公司的地质档案资料管理系统具有很高的安全程度。首先在开发工具和架构的建立上采用了高安全度的设计;其次在权限模型的设计上也进行了优化,能够实现“案卷/档案”到“角色/用户”粒度的控制能力;同时,开发了多项用于文档安全的专项技术,最大程度的保证了档案的安全;另外,是安全和规范的作业流程,确保在系统建设期间不会出现任何文档安全问题。

4.4 具有长期性和持续发展的能力

侏罗纪公司的地质档案资料管理系统基于开放的XML信息交换形式,在架构设计上采用了基于接口的组件化设计,确保了系统具有非常强的适应能力、服务能力和扩展能力,因此也就具有了很强的生命力。通过扩展,升级为分布式的数字档案管理系统,多个数字档案馆系统可以连接成为一个大型的分布式网络数字档案馆,文档处理能力和应用范围会进一步扩大。